E-Rechnung in der Unternehmensgruppe steuern 5 Tools für mittelständische Unternehmen mit mehreren Gesellschaften 2026
E-Rechnung in der Unternehmensgruppe steuern: 5 Tools für mittelständische Unternehmen mit mehreren Gesellschaften 2026
Hinter vielen mittelständischen Unternehmen steht nicht eine Gesellschaft, sondern gleich mehrere. Jede von ihnen verschickt und empfängt eigene Rechnungen, nicht selten mit eigenen Bankkonten, Freigaberegeln und Postfächern. Durch die E-Rechnung, die elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, kommt eine weitere Ebene hinzu, weil jede einzelne Gesellschaft der Gruppe einen funktionierenden Prozess braucht und nicht nur die Muttergesellschaft.
Herausfordernd ist es, ohne einen gesonderten Prozess für jede Gesellschaft auszukommen. Fünf Tools helfen Finance-Teams in Unternehmensgruppen, E-Rechnungen an zentraler Stelle abzuwickeln, sämtliche Gesellschaften im Blick zu haben und den Monatsabschluss trotz allem pünktlich hinzubekommen.
1. Sage Intacct: Cloud-Finanzmanagement mit Konsolidierung über alle Gesellschaften
Für mittlere Unternehmen, ideal ab 50 Mitarbeitenden, bietet Sage Intacct cloudbasiertes Finanzmanagement. Hauptbuch, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Einkauf und Cash-Management sind in einer Plattform vereint. Im Modul Rechnungsausgang werden E-Rechnungen unterstützt, die Sie direkt per E-Mail an Ihre Kunden verschicken. Für den Rechnungseingang steht ein KI-Assistent bereit, der Rechnungen ausliest, mit Bestellungen abgleicht und Buchungsentwürfe erstellt, und der KI-gestützte Bankabgleich ordnet Transaktionen den Unterlagen zu und macht Abweichungen deutlich.
Für Unternehmensgruppen ist die gesellschaftsübergreifende Sicht entscheidend. Das Modul für mehrere Gesellschaften und globale Konsolidierung lässt Sage Intacct zahlreiche Unternehmenseinheiten in Sekunden konsolidieren, während Dashboards die Entwicklung jeder Gesellschaft und jedes Standorts zeigen. Sage Intacct ist GoBD-zertifiziert und DSGVO-konform. Ihre Daten bleiben in dem Land, in dem Sie die Software beziehen.
Warum das wichtig ist: Führen Sie alle Gesellschaften auf einer Finanzplattform, haben Sie einen E-Rechnungsprozess, einheitliche Kontrollen und eine konsolidierte Sicht, und keine getrennten Systeme, die am Monatsende abgeglichen werden müssen.
2. Okta: Sicheres Identitäts- und Zugriffsmanagement
Mehr Gesellschaften, Nutzer und Systeme bedeuten, dass es schwieriger wird zu steuern, wer was einsehen und freigeben darf. Okta sorgt für Single Sign-on und Multi-Faktor-Authentifizierung, und Zugriffe werden zentral vergeben oder entzogen, wenn jemand anfängt, die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt.
Beim Thema Betrug ist das ebenfalls relevant, denn eine Sage-Studie zeigt, dass 79 % der KMU bereits betrügerische Rechnungen erhalten haben.
Warum das wichtig ist: Wenn Zugriffsrechte zentral verwaltet werden, sind sensible Finanzdaten geschützt, und kompromittierte Konten oder manipulierte Rechnungen richten schwerer Schaden an.
3. Microsoft Power BI: Interaktive Berichte für die gesamte Gruppe
Was die Gruppenleitung braucht, sind gesellschaftsübergreifende Antworten: Wo häufen sich überfällige Forderungen, wo steigen die Kosten, wie verteilt sich die Liquidität über die Gruppe? Microsoft Power BI vereint Daten aus verschiedenen Quellen in interaktiven Dashboards, die Führungskräfte im Browser oder auf dem Smartphone abrufen können.
Da die Berichte automatisch aktuell bleiben, sehen Geschäftsführung und Controlling dieselben Zahlen und warten nicht darauf, dass jemand eine Tabelle vorbereitet.
Warum das wichtig ist: Mit gemeinsamen Dashboards wird schnell klar, welche Gesellschaft Aufmerksamkeit verdient, bevor kleine Probleme anwachsen.
4. Slack: Team-Kommunikation für Finance-Teams an mehreren Standorten
Die Finance-Teams von Unternehmensgruppen arbeiten oft an mehreren Standorten und gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Gesellschaften. Slack bringt gemeinsame Channels an die Stelle langer E-Mail-Ketten, beispielsweise je einen pro Gesellschaft oder einen für Fragen zu abgelehnten E-Rechnungen. Da Apps ihre Benachrichtigungen direkt in diese Channels schicken, bekommen die richtigen Personen Neuigkeiten sofort mit.
Warum das wichtig ist: Wenn Kommunikation schnell und sichtbar ist, werden Rückfragen eher geklärt, Rechnungen bleiben im Fluss und der Monatsabschluss gerät nicht in Verzug.
5. Make: Gleiche Prozesse in allen Gesellschaften
Jede Gesellschaft einer Gruppe hat mit denselben Verwaltungsschritten zu tun, ob Freigebende zu benachrichtigen, Bestätigungen abzulegen oder die zuständige Person über eine abgelehnte Rechnung zu informieren ist. Make ist eine visuelle Automatisierungsplattform: Per Drag-and-drop verbinden Sie Apps in sogenannten Szenarien, und Finance-Teams bauen so Workflows ohne Programmierkenntnisse.
Für eine Gesellschaft erstellte Szenarien können für die anderen übernommen und angepasst werden, sodass die Prozesse überall in der Gruppe einheitlich bleiben.
Warum das wichtig ist: Einheitliche, automatisierte Abläufe mindern das Risiko, dass eine Gesellschaft einen abweichenden, langsameren Prozess nutzt.
Drei Stufen für den Rollout
Stufe 1: Zunächst eine Gesellschaft umstellen. Nehmen Sie eine Gesellschaft mit einem typischen Mix aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen und führen Sie dort den E-Rechnungsprozess ein. Erfassen Sie ihn in Ihrer Verfahrensdokumentation, die als Nachweis der GoBD-Konformität dient.
Stufe 2: Die übrigen Gesellschaften nachziehen. Nutzen Sie den Pilot als Vorlage und weichen Sie bei den Freigaberegeln nur dort ab, wo sich die Gesellschaften tatsächlich unterscheiden. Teilen Sie die neue Rechnungsadresse den Kunden und Lieferanten jeder Gesellschaft mit.
Stufe 3: Vereinheitlichen und Fortschritte messen. Gleichen Sie Kontenrahmen, Freigabegrenzen und Reporting für die ganze Gruppe an. Ermitteln Sie Durchlaufzeiten und Fehlerquoten je Gesellschaft, damit Sie sehen, wo die Prozesse noch Luft nach oben haben.
FAQ zur E-Rechnung in der Unternehmensgruppe
Braucht jede Gesellschaft der Gruppe eine eigene Lösung für E-Rechnungen?
Jede rechtlich selbstständige Gesellschaft muss die Anforderungen erfüllen, weil sie eigene Rechnungen ausstellt und empfängt. Eine eigene Software für jede einzelne Gesellschaft ist dafür aber nicht erforderlich. Eine Plattform wie Sage Intacct kann E-Rechnungen für mehrere Gesellschaften in einem gemeinsamen System abwickeln und alle in einer konsolidierten Sicht zusammenführen.
Welche Klarstellungen hat das BMF im März 2026 getroffen?
Nach Klarstellung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) müssen sämtliche Pflichtangaben vollständig im strukturierten XML-Datensatz einer E-Rechnung enthalten sein; Angaben ausschließlich in einem beigefügten PDF zählen nicht. Dokumente, die zur Rechnung gehören, etwa Verträge oder Stundennachweise, sind direkt in die E-Rechnungsdatei einzubetten.
Mit welcher Dauer ist bei der Einführung einer zentralen Finanzplattform zu rechnen?
Das ist abhängig von der Zahl der Gesellschaften und der Komplexität der Prozesse. Laut Sage beträgt die Implementierungsdauer von Sage Intacct in der Regel 20 bis 30 Arbeitstage, die tatsächliche Dauer richtet sich jedoch nach Projektumfang und Planung.
Brauchen Rechnungen an ausländische Gruppengesellschaften das E-Rechnungsformat?
Nein. Die deutsche Pflicht umfasst B2B-Umsätze, bei denen beide Unternehmen in Deutschland ansässig sind, sodass Rechnungen an ausländische Unternehmen nicht betroffen sind. Auf EU-Ebene sind mit ViDA (VAT in the Digital Age) bis zum 1. Juli 2030 eine E-Rechnungspflicht und ein Meldesystem für die Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Umsätzen geplant, was Gruppen mit ausländischen Tochtergesellschaften in ihrer Planung berücksichtigen sollten.